ERP Software – never change a running system!

Auf den Punkt gebracht! Für Ihre internen ERP-Software-User ist ein Wechsel des Systems ein markanter Eingriff in die tägliche Arbeit. Prozesse ändern sich, Tastenkombinationen existieren nicht mehr, das Bedienkonzept generell ist anders, Listen haben ein anderes Design, Daten müssen anders erfasst und gepflegt werden und und und. Eine solche Wahrnehmung kann dazu führen, dass ein komplett veraltetes und nicht mehr gewartetes System viel besser scheinen lässt als es effektiv ist. Die User wussten ganz genau was wo und wie genau es zu tun ist. Jetzt gilt es sich umzustellen, anzupassen. Das bringt in vielen Fällen Frustrationspotenzial mit sich.

 Warum der Spruch im Titel trotzdem falsch ist, zeigen wir im folgenden Blog Post auf. 

Keine Sorge, dass wird kein weiterer Change-Management Artikel. Wir wollen hier Chancen und Instrumente für Projektleiter aufzeigen, welche es erlauben das Frustrationsrisiko beim Anwender zu senken.

Internes Sponsoring

Die Person, welche das neue ERP System vorstellt, muss absolut von der Lösung überzeugt sein und diese Überzeugung muss auch vermittelt werden können. Zusätzlich braucht es einen 100%igen Management Support. Die Entscheidung für die neue Lösung muss als im C-Level mitgetragen werden. Katastrophal können die Folgen sein, wenn Manager im Gespräch «einbrechen» und sich zu Aussagen wie: «Ich will die Lösung auch nicht, aber wir müssen jetzt halt» hinreissen lässt.

Trainer muss «sattelfest» sein

Sind Schulungen auf dem neuen System ausgemacht, muss der Ausbildende wissen was er/sie tut. Die Funktionsweise des Systems muss sitzen und es gilt sich auf Fragen vorzubereiten. Oft wird bei der Einführung von ERP Lösungen auf das Train-the-Trainer Konzept gesetzt. Dabei bildet der ERP-Anbieter sogenannte Key-User aus. Diese geben dann intern das Know-how an die User weiter und stehen für den First-Level-Support zur Verfügung.

Das «neue» System muss stabil sein

Von der ersten Demo, über die Anwenderschulungen bis zu den Tests muss das System möglichst reibungslos und fehlerfrei laufen. Es kann nicht angehen, dass zwei Wochen vor der Einführung eine Schulung abgehalten wird und die Hälfte nicht funktioniert. Dies kann zu extremer Verunsicherung führen.

Gut Ding will Weile haben

Die User benötigen Zeit, sich mit dem neuen System und den Prozessen zu befassen und vertraut zu machen. Eine wiederholte Schulung, wenige Tage nach den Tests oder dem Go-Live kann nochmals für Sicherheit sorgen. Erste Fragen können so direkt geklärt werden und die Key-User kriegen noch etwas Rückendeckung.

Byebye altes System

Einige Firmen führen ein Abschiedsritual vom alten System durch. Das muss nichts Kompliziertes sein, ein Apéro zum Beispiel oder das Verbrennen der notierten Unzulänglichkeiten des alten Systems etwa.

Erfahre hier wie hoch die Kosten der Verwendung veralteter Unternehmesssoftware sein können: https://www.redpoint.swiss/blog/wie-hoch-sind-die-kosten-der-verwendung-veralteter-unternehmenssoftware

Diese Punkte sind weder vollständig noch abschliessend noch für alle Projekte anwendbar oder nötig. Vielleicht hilft es aber sich in einer neuen Situation zurechtzufinden.

Wir haben in den letzten Monaten eine Checkliste zur Unterstützung bei der Einführung von ERP Systemen erstellt. Hier geht es zum Download